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需要提供： 1、《会议通知》，证明这个会议的存在
2、单位领导签字批准参加会议的批示，表示是单位同意参会的
3、会务费发票，表示这些钱的确是因参加会议而实际产生并提供报销依据的
4、参会人员名单及签名
扩展资料：
一、《企业所得税税前扣除办法》对企业的会议费列支规定为：纳税人发生的与其经营活动有关的合理的会议费，主管税务机关要求提供证明资料的，应能够提供证明其真实的合法凭证，否则不得在税前扣除。会议费证明材料应包括：会议时间、地点、出席人员、内容、目的、费用标准、支付凭证等。
二、会务费包括会议室预定、住宿、用餐、接送服务、秘书服务、广告服务、会后旅游等主要事项的费用。
1、会议室的预定，会议室的费用分别受会议室规格、使用时间的影响；
2、住宿、用餐，一般来说主办方都会安排参会人员在会议酒店里面用餐，如果不是特别举行的盛大晚宴的话，用餐的费用就已经包括在住宿费里面，否则就要根据预算来安排餐宴；
3、接送费用，主要根据接送车辆的数目、车辆的租赁价格来考虑接送费用；
4、秘书服务，秘书服务费用因需而定，主要有礼仪服务费、表演服务费、外语接待员费用、保安雇佣费、摄像服务等等；
5、广告服务，这一部分的费用包括了背景板的制作、横幅制作、充气拱门、空飘的配置等；
6、会后旅游，这部分的费用主要受会议旅游线路、人数、景点、旅游时是否需要拓展要求而决定的。
三、 会议费的账务处理
项目部的会议费和住宿费应计入开发间接费。
1）有的企业租用综合性酒店，即住宿、就餐、会议均在一个酒店，会议结束由酒店统一开具会议费发票；
会计处理：管理费用——会议费“或”销售费用——会议费“核算。
税务处理：一般可以全额扣除。
2）有的企业有自己的会议厅，开会在本企业进行，与会人员的住宿与餐费由宾馆承担，会议结束，宾馆开具住宿费发票，饭店开具餐费发票；
会计处理：
住宿费：管理费用——差旅费“或”销售费用——差旅费“核算。
餐费：管理费用—业务招待费
税务处理：分别按差旅费和业务招待费规定扣除。
3）有的企业的会议室、职工住宿、职工就餐分不同地点，分别取得会议费、住宿费、餐费发票。
会计处理：
会议费：管理费用——会议费“或”销售费用——会议费“核算
住宿费：管理费用——差旅费“或”销售费用——差旅费“核算。
餐费：管理费用—业务招待费
税务处理：分别按会议费、差旅费和业务招待费规定扣除。
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